ŚWIADCZENIE NA RZECZ MPWIK S.A. WE WROCŁAWIU USŁUG WYDRUKU FAKTUR DLA KLIENTÓW MPWIK S.A., USŁUG WYDRUKU MATERIAŁÓW INFORMACYJNYCH DLA KLIENTÓW MPWIK S.A. ORAZ USŁUG DORĘCZANIA PRZESYŁEK KURIERSKICH …

Data dodania: 26-04-2012
1. Zamawiający:
pełna nazwa zamawiającego: Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji S.A.
REGON: 930155369
kod, miejscowość, województwo, powiat: 50 – 421 Wrocław, woj. dolnośląskie,
ulica, nr domu, nr lokalu: ul. Na Grobli 14/16,
internet: www.mpwik.wroc.pl
numer telefonu: (71) 34 09 500, faks: (71) 372 37 20

2. Postępowanie o udzielenie zamówienia na:
świadczenie na rzecz MPWiK S.A. we Wrocławiu usług wydruku faktur dla klientów MPWiK S.A., usług wydruku materiałów informacyjnych dla klientów MPWiK S.A. oraz usług doręczania przesyłek kurierskich z fakturami do zarządców Wspólnot Mieszkaniowych.

3. Postępowanie unieważniono:
Postępowanie zostało unieważnione na podstawie § 71 ust. 1 pkt 4) Regulaminu – wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

Uzasadnienie:
Kwota jaką Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, które miało być realizowane przez 24 miesiące, wynosi 129 889,00 zł. Kwota ta została odczytana podczas otwarcia ofert w dniu 13.04.2012 r. Została ona wyliczona na podstawie ilości usług zrealizowanych w 2011 roku.
Przewidywane ilości podstawowych usług, jakimi są wydruki faktur dla klientów Zamawiającego (Zadanie 1a), zostały opisane w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia:
Zadanie 1a:

1. wydruk faktur VAT – książeczka dla odbiorców indywidualnych – 454 676 szt.
2. wydruk faktur VAT dla odbiorców uspołecznionych – 370 644 szt.
3. wydruk załączników do faktur VAT dla odbiorców indywidualnych lub uspołecznionych – 78 862 szt.
4. kopertowanie formatu C6/5 do kopert z okienkiem – 197 642 szt.
5. kopertowanie formatu C4 do kopert z okienkiem – 6 198 szt.
6. przygotowanie wydrukowanych dokumentów do wysłania jako przesyłki listowe kurierskie lub polecone do 1 kg – 6 198 szt.

Przeliczając powyższe ilości przez ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, otrzymamy odpowiednio:

1. 113 669,00 zł,
2. 85 248,12 zł,
3. 16 561,02 zł,
4. 25 693,46 zł,
5. 16 114,80 zł,
6. 16 114,80 zł.

Jest to łącznie 273 401,00 zł.
Koszty, które Zamawiający musiałby ponieść na realizację tylko tego zadania ponad dwukrotnie przekraczają więc kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie całego zamówienia.
Wykonanie zamówienia na tych warunkach nie leży więc w interesie publicznym, gdyż koszty ponoszone przez Zamawiającego przy rozliczeniu należności, w tym min. wydruk i wysyłka faktur, są brane pod uwagę przy kalkulacji cen taryf za zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków, dlatego też tak ważne jest aby były one jak najniższe. Celem Zamawiającego przygotowując SIWZ było zebranie wszystkich usług koniecznych do wykonania rozliczenia mieszkańców Gminy Wrocław, aby poprzez masową ilość uzyskać konkurencyjne ceny, co mogłoby zminimalizować konieczność podwyższania cen taryf, w tym również ze względu na ponoszone koszty rozliczeń.
Jednocześnie Zamawiający powziął informację o konieczności przeprowadzenia w trybie przyspieszonym dużo większej akcji marketingowej, która na wstępie pochłonęłaby przeznaczony przez Zamawiającego budżet na realizację umowy i nie da możliwości realizacji podstawowego, ciągłego zadania jakim jest wydruk i wysyłka faktur za usługi świadczone przez Zamawiającego.
W trakcie trwania postępowania przetargowego Wojewoda Dolnośląski w dniu 26.03.2012 r. uchylił rozstrzygniecie nadzorcze stwierdzające nieważność uchwały Rady Miejskiej z 29.12.2012 r. wprowadzającej opłaty za zbiorowe odprowadzanie ścieków w postaci wód opadowych i roztopowych z powierzchni zanieczyszczonych o trwałej nawierzchni do urządzeń kanalizacyjnych. Skutkuje to wysyłką informacji do klientów Zamawiającego o konieczności wypełnienia oświadczeń o ilości m2, które będą podstawą do naliczenia opłaty.
W związku ze wstępnymi ustaleniami Zamawiającego, wysyłka obejmować będzie jednak nie tylko Pismo informacyjne jak i oświadczenie, ale także Ogólne Warunki Umów, aby klient od razu pozyskał informację o zasadach świadczenia usług, co na etapie przygotowywania postępowania nie było wiadome Zamawiającemu. Pociąga to za sobą wzrost ilości kartek potrzebnych do przeprowadzenia kampanii informacyjnej do 270 000 szt., który nie był brany przez Zamawiającego pod uwagę przy tworzeniu SIWZ. Masowość ma natomiast istotny wpływ na cenę realizacji usługi.
Szacując ilość materiałów informacyjnych jakie będą potrzebne do przeprowadzenia planowanej akcji marketingowej na ok. 270 000 szt. kartek tj:
1 koperta zawiera 6 kartek dwustronnie zadrukowanych, w tym:
1 kartka dwustronnie nadrukowana formatu A4 – pismo informacyjne,
1 kartka dwustronnie nadrukowana formatu A4 – Oświadczenie,
4 kartki dwustronnie nadrukowana formatu A4 – OWU.
Przeliczając powyższe ilości przez ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, otrzymamy odpowiednio:
Koperty ok. 45 000 szt x 0,13 = 5 850,00 zł,
Kartki ok. 270 000 szt. x 0,82 = 221 400,00 zł.
Koszt kampanii to więc łącznie 229 950,00zł
W przypadku podpisania umowy przeprowadzenie powyższej akcji spowodowałoby wykorzystanie wszystkich środków finansowych na samym wstępie trwania umowy i nie zabezpieczyłoby podstawowego dla Zamawiającego zadania, jakim było zachowanie ciągłości wydruku i wysyłki faktur.